Egy nyomtató meghibásodása nem mindig jelent azonnal komoly problémát, ugyanakkor a hiba pontos okának meghatározása sok esetben szakértelmet igényel. Ha a készülék csíkoz, halványan nyomtat, nem veszi fel megfelelően a papírt vagy egyáltalán nem működik, elsőként azt kell megállapítani, hogy mi okozza a problémát. A szakszerű bevizsgálás ebben nyújthat segítséget, hiszen a javítás előtt fontos megismerni a készülék tényleges állapotát.

Nyomtató szerviz igénybevételekor a bevizsgálás célja nem csupán az aktuális hiba felismerése. A szakembernek azt is meg kell vizsgálnia, hogy milyen alkatrész vagy működési probléma állhat a háttérben, illetve szükség van-e karbantartásra, alkatrészcserére vagy más beavatkozásra. Ez különösen azért fontos, mert egy hasonló tünet mögött többféle ok is meghúzódhat. A nyomtatási minőség romlása például nem feltétlenül jelenti azt, hogy egyszerűen kifogyott vagy hibás a toner. Lézernyomtatóknál a dobegység, a beégetőmű vagy a papírbehúzó rendszer kopása is okozhat problémákat. A Best-Toner szakmai anyagai szerint a halvány vagy csíkos nyomat hátterében többek között a dobegység vagy a fixálóegység hibája is állhat.

A bevizsgálás során ezért érdemes a készülék működését több szempontból ellenőrizni. Fontos lehet megvizsgálni a nyomtatási hibát, a papíradagolást, az esetleges rendellenes hangokat, a kellékanyagok állapotát és azokat a szerkezeti elemeket is, amelyek a nyomtatás folyamatában részt vesznek. A pontos hibafeltárás segíthet elkerülni azt, hogy feleslegesen olyan alkatrészt cseréljenek ki, amely valójában még megfelelően működik. A szakszerű bevizsgálás egyik előnye, hogy a javítás előtt képet adhat a készülék állapotáról. Ez különösen akkor lehet fontos, ha egy régebbi nyomtatóról van szó, amelynél már több alkatrész is elhasználódhatott.